Ваше возз'єднання сім'ї середнього розміру: контрольний перелік | кращі будинки та сади

Об'єднання сім'ї - це прекрасний спосіб зібрати свою сім'ю, навіть коли вона росте і змінюється. Це можливість відсвяткувати історію вашої родини, останні досягнення та нові доповнення. Будь то пікнік у парку, барбекю на пляжі, зібрання у державному парку чи збори в чиємусь будинку, правильно сплановане зібрання приверне навіть найвідчутливіших членів сім’ї на полудень розваги на сонці.

Якщо ви плануєте об'єднання сім'ї для близько 100 людей, ви захочете розпочати планування приблизно за півроку, щоб ви могли стягнути інтерес і заручитися депутатами, які допоможуть вам його зняти. Ось контрольний список, який допоможе вам та вашій родині розпочати роботу!

6 місяців до цього

Перш ніж серйозно розпочати планування, потрібно визначити, хто хоче відвідати реюніон. Надішліть опитування сім’ї по електронній пошті, щоб оцінити інтерес, зрозуміти, скільки людей відвідуватиме, та дізнайтеся, які дати та місця найкраще працюватимуть. Ви також повинні запитати про бюджет, щоб ви знали, скільки грошей люди готові витратити на подію. Постарайтеся вказати діапазони вартості на людину, щоб люди це легко зрозуміли. Використовуйте онлайн-інструмент на зразок Survey Hero, щоб безкоштовно розробити просте опитування та поділитися посиланням з членами сім'ї. Налаштування онлайн-опитування допоможе вам організувати відповіді по мірі їх надходження.

Зараз також час вирішити, чи відбудеться возз’єднання в будинку члена сім’ї чи в іншому місці. Збори, що проводяться в будинках, часто проводяться сімейними матріархами або патріархами, особливо коли будинок бабусі відігравав сильну роль у сімейній історії. Бурхливі різдвяні вечірки, випадкові барбекю в День праці та навіть випускні вечірки можуть стати прекрасними приводами зібрати під одним дахом далеких родичів та давно загублених членів родини. Якщо ваш простір дещо обмежений, ви можете подумати про те, щоб зробити сімейне возз'єднання "відкритим домом", куди люди могли приходити і їхати протягом дня. Незалежно від того, хочете ви провести зустріч, чи бабуся, переконайтеся, що у вас є допомога. Запишіть кілька надійних тіток, які готують, і деяких захоплених двоюрідних братів, щоб організувати заходи. Або, якщо ваш бюджет дозволяє, наймайте громадського харчування, щоб доповнити домашні страви та підтримувати напої течі.

З'єднання сім'ї в іншому місці, крім будинку члена сім'ї, означає, що ніхто не несе відповідальності за всі домовленості. Завдання можна розподілити по розширеним сімейним групам, що полегшує деякі навантаження на планування. Це також може дозволити вам розмістити більше людей, ніж будь-який будинок однієї людини. А для членів родини, що подорожують, місце розташування з іншими видами відпочинку може дозволити їм перетворити зустріч на повноцінний сімейний відпочинок, заробляючи максимум витрачених доларів на проїзд.

5 місяців до цього

Попросіть допомоги та зберіть свій комітет з планування возз'єднання разом. Вам потрібно знайти надійних та захоплених родичів, які могли б взяти на себе відповідальність за:

• Пошук місця для події. Якщо у вас немає спільної зустрічі в будинку члена сім'ї, вам потрібно буде почати пошук місця. Ваш помічник повинен буде досліджувати місця, що відповідають різним інтересам, рівню віку, фізичним можливостям та фінансовим ресурсам. Океанські або озерні парки сімейства ідеальні; є що робити як на воді, так і на суші - заходи, щоб зайняти дітей і зайнятись можливостями на пляжі для дорослих. У багатьох зонах відпусток та державних парках є «менеджер призначення», який може допомогти вам у деталях вашого об’єднання. Ознайомтеся з нашими рекомендаціями щодо 10 чудових місць для зустрічі сім’ї, щоб викликати деякі ідеї.
• З'ясування їжі для події. Якщо плануєте котлет, комусь потрібно буде визначити меню, призначивши страви та інші продукти харчування кожній родині. Можливо, їм також потрібно буде влаштувати додаткові засоби для приготування їжі та / або гриль у цьому місці. Або якщо ви не плануєте самостійно обробляти всю їжу, вашому помічнику потрібно буде знайти громадського харчування.
• Прикраси, запрошення та вивіски. Призначення однієї особи, відповідальної за друковані матеріали, допоможе забезпечити послідовну тему заходу.
• Заходи та розваги Спортсмен може взяти участь у волейбольній сітці, спланувати ігри для дітей та переконатися, що музика охоплена. Крокет, бадмінтон та волейбол - все це великі групові заняття на вулиці. Або попросіть двоюрідного брата, щоб створити ігрову кімнату для дітей і плануйте запастися настільними іграми та іншими заходами, щоб діти не зайнялися.
• Історія сім'ї. Складання родинного дерева - це прекрасний спосіб долучити свою спадщину до події. Ви також можете розглянути можливість створення невеликої сімейної газети для висвітлення останніх сімейних подій, особливих фактів та історії.
• Фотографія та / або відео. Ви захочете записати цю подію для нащадків. Подумайте про створення онлайн-галереї фотографій, де кожен може поділитися своїми фотографіями після події або створити обліковий запис за допомогою онлайн-сервісу фотокниг, де ви зможете створити фотографії для відвідувачів.
• Прибирати. Запросіть кількох людей для цього масштабного завдання!

Подумайте про те, як керувати своїми волонтерами таким інструментом, як Signup Genius, який дає змогу вимагати волонтерів та надсилати групові повідомлення та нагадування про завдання, не захаращуючи вашу поштову скриньку.

Ви також повинні мати розмови зі своєю командою з планування щодо бюджету. Виходячи з відгуків, отриманих під час вашого первинного опитування, визначте свій робочий бюджет, щоб ви могли контролювати витрати.

4 місяці раніше

Сподіваємось, ваш комітет виконував домашні завдання! За чотири місяці до об’єднання вашої родини плануйте виконати такі завдання:

• Доопрацюйте дату та місцеположення. Дізнайтеся, які зручності будуть доступні: питна вода, басейн, мангал, роздягальні, критий простір (у разі дощу), столи для пікніка тощо.
• Обговоріть теми та можливий графік.

Доопрацювати плани щодо пільг щодо возз’єднання та пам’ятки. Будь то відео, брошура з сімейної історії чи футболки, члени родини захочуть щось запам'ятати цей грандіозний випадок. Дивіться, як скласти ідеальну сумку привітання для сім’ї. Попросіть члена мистецької родини створити футболку, шапку, толстовку чи інший персоналізований предмет одягу. Попросіть члена комітету надати історію сімейного опису, що потрібно для відображення або відео родинного дерева, щоб ви були готові зробити це прохання членів сім'ї.

3 місяці раніше

Оскільки основні деталі вашої події на місці, настав час офіційно зрозуміти слово і почати фіксувати деталі дня.

• Надсилайте запрошення. Ви можете використовувати Інтернет-сервіс, наприклад Evite, щоб отримувати запрошення або надсилати їх електронною поштою або традиційною поштою. У будь-якому випадку слід включити наступне:

Доопрацьовані часи, місця, карти, маршрути руху, витрати та графік подій.

Варіант реєстрації для конкретних заходів, якщо це необхідно.

Призначення для родичів, які добровільно принесли їжу або інші предмети.

Запит на фотографії та / або історії, які ви б включили до сімейної історії чи відео.

Включіть дату RSVP, а також адресу електронної пошти, номер телефону або поштову адресу, на яку вони можуть відповісти. Попросіть членів сім’ї надати інформацію про їх проживання чи прибуття, якщо це доречно.

Слідкуйте за участю волонтерів і виконайте завдання, якщо потрібно.

Графік заходів та заходів Захистіть професіоналів або місця для своєї діяльності, якщо це необхідно. Наприклад, зарезервуйте поле для софтболу або наймайте екскурсоводів або інструкторів з йоги. Якщо зустріч відбудеться у когось будинку, попросіть родичів або місцевий громадський центр, чи можете ви взяти в руки ігровий зал будь-який спортивний інвентар або ігри на свіжому повітрі. Подумайте про те, щоб у ігровій кімнаті було встановлено телевізор та відеомагнітофон чи DVD-програвач, а також відеозаписи, що відповідають віку, щоб діти не розважалися, коли всі потребують певного часу.

Придбайте предмети, які знадобляться для будь-якої майстерності.

Розклад і планування їжі.

• Створіть список усіх страв, які ви будете їсти, або їжі, яка вам знадобиться.
• Призначте по одному продукту харчування кожному родичу. Не забудьте скористатися їхніми кулінарними стравами, наприклад, картопляним салатом тітки Мей або чорничним пирогом кузен Лін.
• Повсякденний фуршет - це, мабуть, найкращий підхід для проведення домашнього з’єднання, просто тому, що він дозволяє людям їсти в зміну. Це також ідеально, якщо кількість сидінь обмежена.
• Якщо ви плануєте найняти громадського харчування, зараз настав час їх забезпечити. Деякі громадські організації просто керують кухнею, забезпечать поповнення фуршету та збережуть напій, щоб ви могли насолоджуватися вечіркою.
• Зверніться до ресторанів, щоб дізнатись, чи розміщуватимуть великі групи та замовте бронювання.

2 місяці раніше

Речі починають збиратися разом, і веселощі поруч! Будьте в курсі цих організаційних завдань, і ви будете в хорошій формі.

• Відстежуйте деталі відвідувачів. Почніть список тих, хто підтвердив свою відвідуваність, де вони будуть зупинятися та коли вони прибуватимуть. Якщо для надсилання запрошень ви використовували онлайн-систему, наприклад Evite, вона відстежує RSVP-адреси. Але зберігайте документ Google Sheet або Excel з усією іншою інформацією під час отримання відповідей.
• Зарезервуйте обладнання для оренди, такі як подіум, мікрофон, столи або стільці.
• Підтвердьте бронювання ресторану та вкажіть останню оцінку гостей.
• Робіть остаточні покупки.

Ремісничі запаси

Прикраси

Фаворити, персоналізовані футболки, одноразові камери або інші предмети, які ви плануєте видавати під час зустрічі.

Замовте копії сімейної історії або відео.

1 місяць раніше

Протягом 30 днів до повторної зустрічі перші завдання в вашому щомісячному списку завдань просто підтверджують деталі планів, які ви вже маєте.

• Підтвердьтеся з родичами, які привозять їжу чи інші припаси.
• Підтвердьте місця зустрічей.
• Підтвердьте діяльність.
• Підтвердьте спальне місце.

2 тижні раніше

Зараз час зареєструватися у добровольців, яким було призначено конкретні завдання, щоб підтвердити час та остаточну кількість гостей.

• Харчування

Якщо потрібно, зверніться до ресторанів з остаточним підрахунком гостей.

Замовте блюдо, торт або інші предмети для вечірки у місцевому продуктовому магазині чи пекарі.

При необхідності зверніться до громадського харчування з остаточним підрахунком гостей.

Продавці

• Підтвердьте деталі свого фотографа / відеографа
• Підтвердьте деталі з будь-якими іншими постачальниками послуг, такими як керівники діяльності або екскурсоводи

Прикраси та вивіски

• Купуйте в останні хвилини прикраси та приладдя.
• Створіть знаки та банери.

Прибирати

• Підтвердьте волонтерів
• Домовіться дарувати залишки їжі місцевому притулку або коморі

2 дні до цього

• Перегляньте деталі зустрічі з комітетами.
• Підберіть будь-яке обладнання для оренди, наприклад стільці, столи тощо.
• Підготуйте остаточні виплати та поради для будь-яких фахівців та допоможіть вам найняти, як, наприклад, обслуговуючий персонал та чекайте працівників. Складіть їх разом в окремі конверти, щоб ви могли швидко роздати їх у міру необхідності протягом події. Майте на увазі, що ви можете надіслати додаткові поради пізніше, якщо їхня робота була винятковою. В іншому випадку, 10 - 15-відсотковий підказок є звичайним, якщо він не входить до їхньої плати.

День до

• Установіть і прикрасьте.
• Поспи трохи!

Повторне возз’єднання

Після заходу у вас з’явиться ще кілька деталей, про які слід подбати. Протягом 2 тижнів після заходу вам потрібно буде:

• Пишіть подяки спеціальним відвідувачам, родичам, які пожертвували час та гроші, та будь-яким іншим людям, які допомогли зробити вашу подію успішною.
• Завантажте фотографії до онлайн-сервісу фотографій. Якщо ви самі робили фотографії, завантажуйте свої зображення на такий сайт, як Shutterfly або Snapfish. Через пару тижнів ви можете поділитися посиланням з присутніми, а також попросити їх додати свої фотографії до створеного альбому, щоб інші члени сім'ї могли придбати копії ваших фотографій. Якщо розмістити всі фотографії в одному місці, ви також зможете створити фотокнигу, яку можуть замовити інші, а також спогад про подію.

Подаруйте або роздайте приналежності, прикраси, брошури з сімейної історії тощо.

Протягом 4 тижнів після заходу подбайте про наступне:

• Слідкуйте за відеографом та фотографом, щоб дізнатися, коли матеріали будуть готові до розповсюдження.
• Надішліть електронною поштою або масовою розсилкою всім, хто відвідував, підводячи підсумки урочистостей, подякуйте за відвідування та повідомте, де вони можуть придбати фотографії, відео чи будь-які інші подальші предмети з вашої події.